Hur man läser detta meddelande
Detta meddelande om integritet och cookies på webbplatsen utfärdas av tre relaterade företag som tillsammans driver varumärket Deadly Dozen fitness racing. Där ett avsnitt i detta meddelande specifikt gäller ett företag snarare än alla tre, anges detta med taggarna nedan. Där ingen tagg visas gäller avsnittet lika för alla tre företag.
[Deadly Dozen Limited - ALLA lopp och evenemang]
[Deadly Dozen Gym Limited - Gym och gymlopp]
[Deadly Dozen Academy Limited - Akademikurser]
I många fall samarbetar de tre företagen och kan dela uppgifter mellan varandra enligt lämpliga avtal om datadelning. Detta meddelande förklarar när och varför detta sker.
1. Vilka vi är
Detta meddelande utfärdas gemensamt av följande tre företag, alla registrerade på George Street, Macclesfield, United Kingdom, SK11 6HS (tillsammans kallade "Deadly Dozen-koncernen", "vi" eller "oss"):
Deadly Dozen Limited
Organisationsnummer: 15565498
Roll: Det primära driftbolaget och webbplatsägaren, ansvarigt för banlopp, internationell evenemangshantering, den globala resultattavlan och relationer med affiliates.
Deadly Dozen Gym Limited
Organisationsnummer: 09491662
Roll: Ansvarigt för gymbaserade tävlingsevenemang, gymanläggningar och PT-coachprogram.
Deadly Dozen Academy Limited
Organisationsnummer: 12270745
Roll: Ansvarigt för Deadly Dozen Academy, som tillhandahåller online- och fysiska kurser, utbildningsprogram för coacher och certifiering.
Deadly Dozen Limited driver webbplatsen www.deadlydozen.com. Innehåll och tjänster som rör gymmet och Academy finns också publicerade på eller länkade från denna webbplats. Beroende på vilken del av webbplatsen ni använder och vilka tjänster ni tar del av, kommer den ansvariga personuppgiftsansvarige att vara en eller flera av ovanstående enheter. Detta meddelande anger tydligt vilken enhet som ansvarar för respektive typ av behandling.
Om ni har några frågor om detta meddelande eller om hur vi hanterar era personuppgifter kan ni kontakta oss på:
E-post: info@deadlydozen.com
Post: Data Protection Enquiries, Deadly Dozen, George Street, Macclesfield, United Kingdom, SK11 6HS
2. Vad detta meddelande omfattar
Detta meddelande förklarar hur vi samlar in, använder och skyddar era personuppgifter när ni:
Besöker vår webbplats på www.deadlydozen.com eller andra länkade Deadly Dozen-sidor
Registrerar er för eller deltar i något Deadly Dozen-tävlingsevenemang, vare sig det är ett banlopp eller ett gymlopp
Anmäler er till eller deltar i Deadly Dozen Academy, inklusive online- eller fysiska kurser och coachprogram
Köper produkter från vår butik
Anmäler er för att ta emot vårt nyhetsbrev eller marknadsföringskommunikation
Ansöker om att bli affiliate, sponsor eller volontär
Kontaktar oss på något sätt
Detta meddelande innehåller också vår cookiepolicy, som förklarar vilka cookies vi använder på denna webbplats, varför vi använder dem och hur ni kan hantera era inställningar.
Om ni är anställd hos oss, en extern uppdragstagare eller en PT-coach gäller ett separat integritetsmeddelande för personal, uppdragstagare och coacher för er, vilket finns tillgängligt på begäran.
3. Vilka personuppgifter vi samlar in
De personuppgifter vi samlar in beror på hur ni interagerar med oss. Nedan anges de kategorier av uppgifter vi kan samla in via vår webbplats och våra tjänster.
3.1 Identitets- och kontaktuppgifter
Samlas in i samband med alla tjänster.
Fullständigt namn
Födelsedatum
Kön
E-postadress
Telefonnummer
Postadress
Namn och telefonnummer till nödkontakt
3.2 Uppgifter om tävlingsanmälan och deltagande
[Deadly Dozen Limited - Tävlingar och evenemang]
[Deadly Dozen Gym Limited - Gym och gymlopp]
Uppgifter om tävlingsanmälan, inklusive evenemangets namn, datum, kategori och format
Tävlingstider, resultat, rankningar och klassificeringar
Prestationsdata som registreras under eller i samband med evenemang
Uppgifter om ansvarsfriskrivningar och samtycken
Fotografier och videomaterial som fångas vid evenemang
3.3 Hälso- och sjukvårdsuppgifter
Detta är en särskild kategori av uppgifter enligt UK GDPR och hanteras med extra försiktighet. Vi samlar endast in hälsoinformation när det är absolut nödvändigt.
Svar på hälsoformulär inför deltagande och PAR-Q-formulär
Uppgivna medicinska tillstånd, skador eller fysiska begränsningar
Kontaktuppgifter till läkare eller annan medicinsk kontakt som lämnats för nödsituationer
3.4 Academy-uppgifter
[Deadly Dozen Academy Limited - Academy-kurser och coachning]
Uppgifter om kursanmälan, inklusive kursens namn, datum och format
Bedömningsresultat, uppgifter om framsteg och certifieringsuppgifter
Närvarouppgifter för fysiska sessioner
Feedback, inlämningar och kommunikation rörande kursinnehåll
Inloggningsuppgifter för eventuell onlinebaserad utbildningsplattform
3.5 Finansiella uppgifter och betalningsuppgifter
Betalkortsuppgifter behandlas säkert via vår betalningsleverantör - vi lagrar inte fullständiga kortnummer
Transaktions- och betalningshistorik som rör tävlingsanmälningar, köp i butiken, Academy-anmälningar samt gymtillträde och medlemskap
3.6 Uppgifter om affiliates, sponsorer och volontärer
Företagsnamn, kontaktuppgifter och information om företagsregistrering
Uppgifter om din ansökan, ditt avtal och ditt engagemang med oss
Korrespondens och avtalsuppgifter
3.7 Webbplats- och tekniska data
IP-adress och enhetsinformation
Webbläsartyp och version
Besökta sidor, tid på webbplatsen och klickbeteende
Hänvisande webbplats eller källa
Cookie- och spårningsdata – se avsnitt 11 för fullständiga detaljer
Inloggningsuppgifter där du skapar ett konto
3.8 Marknadsförings- och kommunikationsdata
Dina marknadsföringspreferenser samt registreringar av godkännande eller avanmälan
Register över kommunikation mellan oss
Svar på enkäter och feedback
4. Hur vi samlar in dina personuppgifter
Direkt från dig: När du registrerar dig för ett event eller en kurs, gör ett köp, skapar ett konto, fyller i ett hälsoformulär, ansöker om att bli affiliate, anmäler dig till marknadsföring eller kontaktar oss.
Automatiskt: När du besöker vår webbplats samlar vi automatiskt in viss teknisk data och användningsdata genom cookies och liknande tekniker. Se avsnitt 11 för fullständiga detaljer.
Från anslutna gym och eventarrangörer: Där ett race eller event levereras genom ett anslutet gym eller en internationell eventarrangör, kan de dela din registrerings- och deltagardata med oss för att administrera eventet och publicera resultat.
Från tredjepartsplattformar: Inklusive plattformar för raceregistrering, betalningsleverantörer, tidtagnings- och resultatleverantörer samt onlineinlärningsplattformar, där relevant för de tjänster du använder. När du registrerar dig för ett race genom en tredjepartsplattform delar den plattformen din registreringsdata med oss för att administrera din anmälan.
Från fotografier och video: Vi tar bilder och video vid våra events för dokumentation, säkerhetsgranskning och marknadsföringsändamål.
5. Hur vi använder dina personuppgifter
Vi använder dina personuppgifter för följande ändamål. Varje ändamål stöds av en rättslig grund enligt UK GDPR.
5.1 Raceregistrering och eventleverans
[Deadly Dozen Limited – Races and Events
[Deadly Dozen Gym Limited - Gym och gymlopp]
Vi använder din identitet, kontaktuppgifter, hälso- och racedata för att behandla din raceanmälan, administrera ditt deltagande, leverera resultat och hantera säkert genomförande av events. Rättslig grund: fullgörande av avtal och rättslig skyldighet.
5.2 Global resultattavla och publicering av resultat
[Deadly Dozen Limited - Tävlingar och evenemang]
Ditt namn, nationalitet, åldersgrupp och racereultat kommer att publiceras på Deadly Dozens globala resultattavla på leaderboard-dd.vercel.app och på vår webbplats. Resultattavlan är hostad på en tredjepartsplattform, och din resultatdata lagras och behandlas av den plattformsleverantören på vårt uppdrag. Detta är en inneboende del av att delta i ett tävlingsrace och utgör en del av vårt avtal med dig som deltagare. Om du har frågor om publiceringen av dina resultat, kontakta oss innan du registrerar dig. Rättslig grund: fullgörande av avtal och berättigat intresse.
5.3 Hälsa och säkerhet
Vi behandlar hälsodata för att skydda din säkerhet under events och kurser, för att göra rimliga anpassningar där det behövs, och för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter. Vi behandlar dessa uppgifter på grundval av ditt uttryckliga samtycke och, i nödsituationer, för att skydda dina vitala intressen. Rättslig grund: uttryckligt samtycke, vitala intressen och rättslig skyldighet.
5.4 Genomförande av Academy-kurser
[Deadly Dozen Academy Limited - Academy-kurser och coachning]
Vi använder din identitet, kontaktuppgifter och Academy-data för att behandla din inskrivning, leverera kursinnehåll, bedöma dina framsteg, utfärda certifieringar och kommunicera med dig om dina studier. Rättslig grund: fullgörande av avtal.
5.5 Betalningsbehandling
Vi använder dina finansiella uppgifter för att behandla betalningar för raceanmälningar, Academy-inskrivningar och köp i butiken. Betalkortsdata behandlas säkert av vår betalningsleverantör och lagras inte av oss i sin helhet. Rättslig grund: fullgörande av avtal.
5.6 Fotografi och video
Vi tar fotografier och video vid våra events för racedokumentation, säkerhetsgranskning, marknadsföringsändamål och framställning av fotopaket som tävlande kan ladda ner. Där bilder används för marknadsförings- eller reklamändamål förlitar vi oss på våra berättigade intressen i att marknadsföra våra events och vårt varumärke, eller där det krävs, på ditt samtycke. Fotopaket görs tillgängliga för tävlande som en del av eventupplevelsen. Du kan begära att bilder där du förekommer inte används för marknadsföringsändamål genom att kontakta oss. Rättslig grund: berättigat intresse eller samtycke.
5.7 Drift och förbättring av webbplatsen
Vi använder teknisk data och användningsdata för att driva och förbättra vår webbplats och våra digitala tjänster, för att säkerställa säkerhet och för att förstå hur våra tjänster används. Rättslig grund: berättigat intresse.
5.8 Marknadsföringskommunikation
Där du har gett ditt samtycke, eller där vi har ett berättigat intresse av att göra det efter ett tidigare engagemang med oss, kan vi skicka dig nyheter, uppdateringar och information om kommande races, events, Academy-program och erbjudanden. Du kan avanmäla dig när som helst genom avregistreringslänken i vilket e-postmeddelande som helst eller genom att kontakta oss. Rättslig grund: samtycke eller berättigat intresse.
5.9 Hantering av affiliates och sponsorer
Vi använder företagskontakt- och avtalsdata för att hantera våra relationer med affiliates, sponsorer och volontärer. Rättslig grund: fullgörande av avtal och berättigat intresse.
5.10 Rättslig och regulatorisk efterlevnad
Vi kan behandla dina uppgifter där det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig skyldighet, svara på regulatoriska förfrågningar, eller försvara eller väcka rättsliga anspråk. Rättslig grund: rättslig skyldighet och berättigat intresse.
6. Vem vi delar dina uppgifter med
Vi säljer inte dina personuppgifter till någon tredje part. Vi kan dela dina uppgifter med följande kategorier av mottagare där det är nödvändigt och proportionerligt.
Inom Deadly Dozen-koncernen: Deadly Dozen Limited, Deadly Dozen Gym Limited och Deadly Dozen Academy Limited kan dela data med varandra där det är nödvändigt för administrationen av våra kombinerade tjänster, enligt lämpliga koncerninterna dataarrangemang.
Internationella eventarrangörer och anslutna gym: Där du deltar i ett event som levereras av ett anslutet gym eller en internationell eventarrangör, kommer relevant registrerings- och deltagardata att delas med dem för att möjliggöra genomförande av eventet och publicering av resultat.
Leverantörer av racetidtagning och resultat: För att registrera och behandla racetider och publicera resultat på den globala resultattavlan.
Onlineinlärningsplattformar: Där Academy-innehåll levereras genom en tredjepartsplattform kommer din inskrivnings- och framstegsdata att delas med den plattformen.
Betalningsleverantörer: För att säkert hantera tävlingsanmälningsavgifter, Academy-registreringar och köp i butiken.
IT- och webbhotellsleverantörer: Inklusive Squarespace, som är värd för vår webbplats, samt eventuella molnlagrings- eller systemleverantörer som underhåller vår data på våra vägnar. Vi använder Google Workspace (inklusive Gmail och Google Drive) som vår centrala plattform för e-post och dokument inom alla tre koncernbolag för det dagliga arbetet med kommunikation och datalagring. Data som behandlas via Google Workspace omfattas av Googles villkor för databehandling.
System för gymadministration och medlemskap: Tredjepartssystem som används av Deadly Dozen Gym Limited för att hantera gymtillgång, medlemskap och relaterad deltagardata.
Plattformar för tävlingsregistrering: Vi använder tredjepartsplattformar för tävlingsregistrering för att göra det möjligt för deltagare att anmäla sig till evenemang. När ni registrerar er för en tävling via en av dessa plattformar kommer er registreringsdata, inklusive namn, kontaktuppgifter, nödkontakt och eventuell hälsoinformation ni lämnar, att samlas in av den plattformen på våra vägnar och delas med oss för att administrera er tävlingsanmälan. Plattformsleverantören agerar som ett personuppgiftsbiträde för Deadly Dozen Limited avseende denna data.
Plattformar för e-post och marknadsföring: Där ni har samtyckt till marknadsföring använder vi tredjepartsplattformar för att skicka kommunikation.
Försäkringsleverantörer: Där det är nödvändigt för att hantera ansvar och deltagarskydd.
Räddningstjänst och sjukvårdsleverantörer: Där det är nödvändigt för att skydda era eller en annan persons vitala intressen vid ett evenemang.
Juridiska och professionella rådgivare: Där det är nödvändigt för att inhämta juridisk rådgivning eller hantera en tvist.
Tillsynsmyndigheter och statliga organ: Där det krävs enligt lag.
Alla tredje parter som behandlar data på våra vägnar är skyldiga att göra det endast enligt våra instruktioner, inom ramen för avtalsenliga personuppgiftsbiträdesavtal, och i enlighet med UK GDPR.
7. Internationella dataöverföringar
Vi bedriver verksamhet internationellt genom ett nätverk av eventansvariga i över 30 länder. Där deltagardata samlas in vid evenemang utanför Storbritannien och överförs till oss centralt, eller där vi delar data med tjänsteleverantörer som verkar internationellt, kan detta innebära överföring av personuppgifter utanför Storbritannien.
Vi säkerställer att alla internationella överföringar skyddas av en lämplig skyddsåtgärd i enlighet med UK GDPR. För överföringar från länder inom Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet förlitar vi oss på det adekvansbeslut som Europeiska kommissionen har beviljat Storbritannien. För överföringar som involverar andra länder använder vi UK International Data Transfer Agreement (UK IDTA), standardavtalsklausuler eller andra erkända överföringsmekanismer där det är lämpligt.
Om ni önskar mer information om de specifika skyddsåtgärder som gäller för en överföring som är relevant för er data, vänligen kontakta oss.
8. Hur länge behåller vi er data
Vi behåller era personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlades in, med hänsyn till juridiska, regulatoriska och operativa krav.
Tävlingsregistrering och resultat: Aktiva deltagarregister behålls under er engagemangsperiod med oss plus 3 år. Tävlingsresultat kan behållas på obestämd tid i anonymiserad eller sammanställd form på den globala topplistan.
Hälso- och PAR-Q-data: Behålls i 3 år från datumet för det relevanta evenemanget, eller längre där det krävs av hälso- och säkerhetsskäl eller försäkringsskyldigheter.
Registreringar och certifieringar för Academy: Behålls i 6 år från datumet för kursens slutförande eller certifiering, för att stödja eventuella framtida frågor om beviljade kvalifikationer.
Finansiella och betalningsregister: 6 år från transaktionsdatumet, enligt krav från HMRC.
Foto och video: Behålls i upp till 3 år för dokumentation och säkerhetsgranskning. Reklambilder kan behållas längre där samtycke har lämnats.
Webbplats- och teknisk data: Behålls normalt i identifierbar form i upp till 12 månader, varefter den kan behållas i anonymiserad eller sammanställd form.
Marknadsföringsregister: Behålls till ni avanmäler er, plus 1 år därefter för att registrera återkallandet av samtycket.
Register för affiliates och sponsorer: Behålls under förhållandets varaktighet och i 6 år därefter.
Vid slutet av den relevanta lagringsperioden kommer er data att säkert raderas eller anonymiseras. Ni kan kontakta oss för att fråga om de lagringsperioder som gäller för er specifika data.
9. Era rättigheter
Enligt UK GDPR har ni följande rättigheter avseende era personuppgifter. Vi kommer att svara på alla giltiga förfrågningar inom en kalendermånad, även om detta kan förlängas med ytterligare två månader för komplexa förfrågningar.
Rätt till tillgång: Ni kan begära en kopia av de personuppgifter vi har om er samt information om hur vi använder dem. Detta är kostnadsfritt under de flesta omständigheter.
Rätt till rättelse: Om de uppgifter vi har om er är felaktiga eller inkompletta kan ni begära att vi korrigerar dem.
Rätt till radering: Under vissa omständigheter kan ni begära att vi raderar era personuppgifter, förutsatt att vi inte har överordnade juridiska skyldigheter att behålla dem.
Rätt till begränsning av behandling: Ni kan begära att vi begränsar hur vi behandlar era uppgifter under vissa omständigheter.
Rätt till dataportabilitet: Där behandlingen grundas på samtycke eller avtal och utförs genom automatiserade medel, kan ni begära att vi tillhandahåller era uppgifter i ett portabelt format.
Rätt att invända: Ni kan invända mot behandling som grundas på våra legitima intressen när som helst. Ni har en absolut rätt att invända mot direktmarknadsföring.
Rätt att återkalla samtycke: Där vi förlitar oss på samtycke kan ni återkalla det när som helst utan att det påverkar lagligheten av tidigare behandling.
Rättigheter avseende automatiserade beslut: Ni har rätt att inte bli föremål för beslut som fattas enbart genom automatiserade medel och som har en betydande påverkan på er.
För att utöva någon av dina rättigheter, vänligen kontakta oss på info@deadlydozen.com eller per post till adressen i avsnitt 1. Vi kan komma att be dig verifiera din identitet. Om vi inte kan uppfylla en begäran kommer vi att förklara våra skäl skriftligen.
10. Klagomål
Om du har en synpunkt på hur vi har hanterat dina personuppgifter, vänligen kontakta oss i första hand på info@deadlydozen.com, så gör vi vårt bästa för att lösa det snabbt.
Observera att vart och ett av våra tre bolag har sin egen separata klagomålspolicy som omfattar tjänsterelaterade klagomål. Deadly Dozen Limited har en klagomålspolicy som omfattar tävlingsrelaterade klagomål för både bantävlingar och gymtävlingar. Deadly Dozen Academy Limited har en separat klagomålspolicy som omfattar akademirelaterade klagomål. Dessa finns tillgängliga på vår webbplats eller på begäran.
Om du fortfarande är missnöjd har du rätt att klaga till Information Commissioner's Office (ICO):
Webbplats: www.ico.org.uk
Telefon: 0303 123 1113
Post: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5A