Hoe u deze verklaring moet lezen
Deze privacy- en cookieverklaring van de website wordt uitgegeven door drie gelieerde bedrijven die samen het fitnessrace-merk Deadly Dozen exploiteren. Wanneer een gedeelte van deze verklaring specifiek van toepassing is op één entiteit in plaats van op alle drie, wordt dit aangegeven met de onderstaande labels. Wanneer er geen label verschijnt, is het gedeelte gelijkelijk van toepassing op alle drie de bedrijven.
[Deadly Dozen Limited - ALLE Races en Evenementen]
[Deadly Dozen Gym Limited - Gym en Gym Races]
[Deadly Dozen Academy Limited - Academy Cursussen]
In veel gevallen werken de drie bedrijven samen en kunnen zij gegevens met elkaar delen onder passende afspraken voor gegevensuitwisseling. Deze verklaring legt uit wanneer en waarom dit gebeurt.
1. Wie wij zijn
Deze kennisgeving wordt gezamenlijk uitgegeven door de volgende drie bedrijven, allemaal geregistreerd op George Street, Macclesfield, Verenigd Koninkrijk, SK11 6HS (samen aangeduid als "de Deadly Dozen Group", "wij", "ons" of "onze"):
Deadly Dozen Limited
Bedrijfsnummer: 15565498
Rol: Het primaire operationele bedrijf en eigenaar van de website, verantwoordelijk voor baanraces, internationaal evenementenbeheer, het wereldwijde klassement en affiliate-relaties.
Deadly Dozen Gym Limited
Bedrijfsnummer: 09491662
Rol: Verantwoordelijk voor op de sportschool gebaseerde race-evenementen, sportschoolfaciliteiten en PT-coachprogramma's.
Deadly Dozen Academy Limited
Bedrijfsnummer: 12270745
Rol: Verantwoordelijk voor de Deadly Dozen Academy, die online en fysieke cursussen, coachingopleidingen en certificering aanbiedt.
Deadly Dozen Limited beheert de website op www.deadlydozen.com. Inhoud en diensten met betrekking tot de sportschool en de Academy worden ook op deze website gehost of via deze website gelinkt. Afhankelijk van welk deel van de website u gebruikt en met welke diensten u interactie heeft, is de relevante verwerkingsverantwoordelijke een of meer van de bovengenoemde entiteiten. Deze kennisgeving geeft duidelijk aan welke entiteit verantwoordelijk is voor elk type verwerking.
Als u vragen heeft over deze kennisgeving of over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen via:
E-mail: info@deadlydozen.com
Post: Data Protection Enquiries, Deadly Dozen, George Street, Macclesfield, Verenigd Koninkrijk, SK11 6HS
2. Wat deze kennisgeving omvat
Deze kennisgeving legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer u:
Onze website op www.deadlydozen.com of gelinkte Deadly Dozen-pagina's bezoekt
Zich registreert voor of deelneemt aan een Deadly Dozen race-evenement, of dit nu een baanrace of een sportschoolrace is
Zich aanmeldt voor of deelneemt aan de Deadly Dozen Academy, inclusief online of fysieke cursussen en coachingprogramma's
Producten koopt in onze webshop
Zich aanmeldt om onze nieuwsbrief of marketingcommunicatie te ontvangen
Zich aanmeldt om affiliate, sponsor of vrijwilliger te worden
Op welke manier dan ook contact met ons opneemt
Deze kennisgeving bevat ook ons cookiebeleid, waarin wordt uitgelegd welke cookies wij op deze website gebruiken, waarom wij deze gebruiken en hoe u uw voorkeuren kunt beheren.
Als u een van onze medewerkers, een externe contractant of een PT-coach bent, is een aparte Privacyverklaring voor Medewerkers, Contractanten en Coaches op u van toepassing, die op aanvraag beschikbaar is.
3. Welke persoonsgegevens wij verzamelen
De persoonsgegevens die wij verzamelen, zijn afhankelijk van hoe u met ons omgaat. Hieronder vindt u de categorieën gegevens die wij mogelijk verzamelen via onze website en diensten.
3.1 Identiteits- en contactgegevens
Verzameld bij alle diensten.
Volledige naam
Geboortedatum
Geslacht
E-mailadres
Telefoonnummer
Postadres
Naam en telefoonnummer van contactpersoon voor noodgevallen
3.2 Gegevens over raceregistratie en deelname
[Deadly Dozen Limited - Races en Evenementen]
[Deadly Dozen Gym Limited - Gym en Gym Races]
Race-inschrijvingsgegevens, waaronder naam van het evenement, datum, categorie en formaat
Racetijden, resultaten, ranglijsten en classificaties
Prestatiegegevens geregistreerd tijdens of in verband met evenementen
Vrijwaringsverklaringen en toestemmingsregistraties
Foto's en video-opnamen gemaakt tijdens evenementen
3.3 Gezondheids- en medische gegevens
Dit zijn bijzondere persoonsgegevens onder de UK GDPR en worden met extra zorg behandeld. Wij verzamelen alleen gezondheidsinformatie wanneer dit strikt noodzakelijk is.
Antwoorden op vragenlijsten over gezondheid voorafgaand aan deelname en PAR-Q-formulieren
Gemelde medische aandoeningen, blessures of fysieke beperkingen
Contactgegevens van huisarts of andere medische contactpersoon, verstrekt voor noodgevallen
3.4 Academy-gegevens
[Deadly Dozen Academy Limited - Academy-cursussen en Coaching]
Cursusinschrijvingsgegevens, waaronder cursusnaam, datum en formaat
Beoordelingsresultaten, voortgangsregistraties en certificeringsgegevens
Aanwezigheidsregistraties voor fysieke sessies
Feedback, inzendingen en communicatie met betrekking tot cursusinhoud
Inloggegevens voor eventuele online leerplatformen
3.5 Financiële en betalingsgegevens
Betaalkaartgegevens worden veilig verwerkt via onze betalingsprovider - wij slaan geen volledige kaartnummers op
Transactie- en betalingsgeschiedenis met betrekking tot race-inschrijvingen, aankopen in de webshop, Academy-inschrijvingen en sportschooltoegang en lidmaatschappen
3.6 Gegevens van affiliates, sponsors en vrijwilligers
Bedrijfsnaam, contactgegevens en informatie over bedrijfsregistratie
Gegevens over uw aanvraag, overeenkomst en samenwerking met ons
Correspondentie en contractuele gegevens
3.7 Website- en technische gegevens
IP-adres en apparaatinformatie
Browsertype en -versie
Bezochte pagina's, tijd op de site en klikgedrag
Verwijzende website of bron
Cookie- en trackinggegevens - zie hoofdstuk 11 voor volledige details
Inloggegevens wanneer u een account aanmaakt
3.8 Marketing- en communicatiegegevens
Uw marketingvoorkeuren en registraties voor aan- of afmelding
Overzichten van communicatie tussen ons
Antwoorden op enquêtes en feedback
4. Hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen
Rechtstreeks van u: Wanneer u zich registreert voor een evenement of cursus, een aankoop doet, een account aanmaakt, een gezondheidsvragenlijst invult, een aanvraag indient om affiliate te worden, zich aanmeldt voor marketing, of contact met ons opneemt.
Automatisch: Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij automatisch bepaalde technische en gebruiksgegevens via cookies en soortgelijke technologieën. Zie hoofdstuk 11 voor volledige details.
Van aangesloten sportschools en evenementenorganisatoren: Wanneer een race of evenement wordt georganiseerd via een aangesloten sportschool of internationale evenementenorganisator, kunnen zij uw registratie- en deelnamegegevens met ons delen om het evenement te beheren en de resultaten te publiceren.
Van platforms van derden: Waaronder registratieplatforms voor races, betalingsverwerkers, aanbieders van tijdregistratie en resultaten, en online leerplatforms, voor zover relevant voor de diensten die u gebruikt. Wanneer u zich via een platform van een derde partij registreert voor een race, deelt dat platform uw registratiegegevens met ons om uw inschrijving te beheren.
Van foto's en video's: Wij maken beelden en video's tijdens onze evenementen voor documentatie, veiligheidsevaluatie en promotionele doeleinden.
5. Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden. Elk doel wordt onderbouwd door een wettelijke grondslag onder de UK GDPR.
5.1 Raceregistratie en organisatie van evenementen
[Deadly Dozen Limited - Races en evenementen
[Deadly Dozen Gym Limited - Gym en Gym Races]
Wij gebruiken uw identiteits-, contact-, gezondheids- en racegegevens om uw raceinschrijving te verwerken, uw deelname te beheren, resultaten te leveren en het veilige verloop van evenementen te beheren. Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.
5.2 Wereldwijd klassement en publicatie van resultaten
[Deadly Dozen Limited - Races en Evenementen]
Uw naam, nationaliteit, leeftijdscategorie en raceresultaten worden gepubliceerd op het wereldwijde Deadly Dozen-klassement op leaderboard-dd.vercel.app en op onze website. Het klassement wordt gehost op een platform van een derde partij, en uw resultaatgegevens worden namens ons opgeslagen en verwerkt door die platformaanbieder. Dit is een inherent onderdeel van deelname aan een competitief race-evenement en maakt deel uit van onze overeenkomst met u als deelnemer. Als u bedenkingen heeft over de publicatie van uw resultaten, neem dan contact met ons op voordat u zich registreert. Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigde belangen.
5.3 Gezondheid en veiligheid
Wij verwerken gezondheidsgegevens om uw veiligheid tijdens evenementen en cursussen te beschermen, om redelijke aanpassingen te doen waar nodig, en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Wij verwerken deze gegevens op basis van uw expliciete toestemming en, in noodgevallen, om uw vitale belangen te beschermen. Wettelijke grondslag: expliciete toestemming, vitale belangen en wettelijke verplichting.
5.4 Levering van Academy-cursussen
[Deadly Dozen Academy Limited - Academy-cursussen en Coaching]
Wij gebruiken uw identiteits-, contact- en Academy-gegevens om uw inschrijving te verwerken, cursusinhoud te leveren, uw vooruitgang te beoordelen, certificeringen af te geven en met u te communiceren over uw studies. Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
5.5 Betalingsverwerking
Wij gebruiken uw financiële gegevens om betalingen te verwerken voor raceinschrijvingen, Academy-inschrijvingen en aankopen in de shop. Betaalkaartgegevens worden veilig verwerkt door onze betalingsprovider en worden niet volledig door ons opgeslagen. Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
5.6 Fotografie en video
Wij maken foto's en video's tijdens onze evenementen voor racedocumentatie, veiligheidsevaluatie, promotionele doeleinden en de productie van fotopakketten die deelnemers kunnen downloaden. Wanneer beelden worden gebruikt voor promotionele of marketingdoeleinden, baseren wij ons op onze gerechtvaardigde belangen bij het promoten van onze evenementen en merk, of, waar vereist, op uw toestemming. Fotopakketten worden aan deelnemers aangeboden als onderdeel van de evenementbeleving. U kunt verzoeken dat beelden waarop u te zien bent niet worden gebruikt voor promotionele doeleinden door contact met ons op te nemen. Wettelijke grondslag: gerechtvaardigde belangen of toestemming.
5.7 Werking en verbetering van de website
Wij gebruiken technische en gebruiksgegevens om onze website en digitale diensten te beheren en te verbeteren, om de veiligheid te waarborgen en om te begrijpen hoe onze diensten worden gebruikt. Wettelijke grondslag: gerechtvaardigde belangen.
5.8 Marketingcommunicatie
Wanneer u toestemming heeft gegeven, of wanneer wij een gerechtvaardigd belang hebben na eerdere samenwerking met ons, kunnen wij u nieuws, updates en informatie sturen over aankomende races, evenementen, Academy-programma's en aanbiedingen. U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink in elke e-mail of door contact met ons op te nemen. Wettelijke grondslag: toestemming of gerechtvaardigde belangen.
5.9 Beheer van affiliates en sponsors
Wij gebruiken zakelijke contact- en overeenkomstgegevens om onze relaties met affiliates, sponsors en vrijwilligers te beheren. Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigde belangen.
5.10 Wettelijke en regelgevende naleving
Wij kunnen uw gegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, te reageren op vragen van toezichthouders, of om juridische claims te verdedigen of in te stellen. Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting en gerechtvaardigde belangen.
6. Met wie wij uw gegevens delen
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij kunnen uw gegevens delen met de volgende categorieën ontvangers wanneer dit noodzakelijk en proportioneel is.
Binnen de Deadly Dozen-groep: Deadly Dozen Limited, Deadly Dozen Gym Limited en Deadly Dozen Academy Limited kunnen onderling gegevens delen wanneer dit noodzakelijk is voor het beheer van onze gecombineerde diensten, onder passende regelingen voor gegevensdeling binnen de groep.
Internationale evenementenorganisatoren en aangesloten sportschools: Wanneer u deelneemt aan een evenement dat wordt geleverd door een aangesloten sportschool of internationale evenementenorganisator, worden relevante registratie- en deelnamegegevens met hen gedeeld om de levering van het evenement en de publicatie van resultaten mogelijk te maken.
Aanbieders van racetijdregistratie en resultaten: Om racetijden te registreren en te verwerken en resultaten te publiceren op het wereldwijde klassement.
Online leerplatforms: Wanneer Academy-inhoud wordt geleverd via een platform van een derde partij, worden uw inschrijvings- en vooruitgangsgegevens met dat platform gedeeld.
Betalingsverwerkers: Om inschrijfgelden voor wedstrijden, Academy-inschrijvingen en aankopen in de winkel veilig te verwerken.
IT- en hostingproviders: Waaronder Squarespace, die onze website host, en eventuele cloudopslag- of systeemproviders die onze gegevens namens ons beheren. Wij gebruiken Google Workspace (inclusief Gmail en Google Drive) als ons centrale e-mail- en documentplatform binnen alle drie de Groepsbedrijven voor dagelijkse communicatie en gegevensopslag. Gegevens die via Google Workspace worden verwerkt, zijn onderworpen aan de gegevensverwerkingsvoorwaarden van Google.
Sportschoolbeheer- en lidmaatschapssystemen: Systemen van derden die door Deadly Dozen Gym Limited worden gebruikt om toegang tot de sportschool, lidmaatschappen en gerelateerde deelnemersgegevens te beheren.
Wedstrijdregistratieplatforms: Wij gebruiken registratieplatforms van derden om deelnemers in staat te stellen zich in te schrijven voor evenementen. Wanneer u zich via een van deze platforms inschrijft voor een wedstrijd, worden uw registratiegegevens, waaronder naam, contactgegevens, noodcontact en eventuele gezondheidsinformatie die u verstrekt, door dat platform namens ons verzameld en met ons gedeeld om uw wedstrijdinschrijving te beheren. De platformaanbieder treedt op als verwerker voor Deadly Dozen Limited met betrekking tot deze gegevens.
E-mail- en marketingplatforms: Indien u zich heeft aangemeld voor marketing, gebruiken wij platforms van derden om communicatie te verzenden.
Verzekeringsmaatschappijen: Indien nodig om aansprakelijkheid en deelnemersdekking te beheren.
Hulpdiensten en medische zorgverleners: Indien nodig om uw vitale belangen of die van een andere persoon tijdens een evenement te beschermen.
Juridische en professionele adviseurs: Indien nodig om juridisch advies in te winnen of een geschil te beheren.
Toezichthoudende en overheidsinstanties: Indien wettelijk vereist.
Alle derde partijen die gegevens namens ons verwerken, zijn verplicht dit uitsluitend op onze instructies te doen, op basis van contractuele gegevensverwerkingsovereenkomsten, en in overeenstemming met de UK GDPR.
7. Internationale gegevensoverdrachten
Wij opereren internationaal via een netwerk van evenementmanagers in meer dan 30 landen. Wanneer deelnemersgegevens worden verzameld tijdens evenementen buiten het VK en centraal naar ons worden verzonden, of wanneer wij gegevens delen met dienstverleners die internationaal actief zijn, kan dit de overdracht van persoonsgegevens buiten het Verenigd Koninkrijk inhouden.
Wij zorgen ervoor dat alle internationale overdrachten worden beschermd door een passende waarborg in overeenstemming met de UK GDPR. Voor overdrachten vanuit landen binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte vertrouwen wij op het adequaatheidsbesluit dat door de Europese Commissie aan het VK is verleend. Voor overdrachten naar andere landen gebruiken wij de UK International Data Transfer Agreement (UK IDTA), Standard Contractual Clauses, of andere erkende overdrachtsmechanismen indien van toepassing.
Als u meer informatie wenst over de specifieke waarborgen die gelden voor een overdracht die relevant is voor uw gegevens, kunt u contact met ons opnemen.
8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zo lang als noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke, regelgevende en operationele vereisten.
Wedstrijdregistratie en resultaten: Actieve deelnemersgegevens worden bewaard voor de duur van uw betrokkenheid bij ons plus 3 jaar. Wedstrijdresultaten kunnen voor onbepaalde tijd in geanonimiseerde of geaggregeerde vorm worden bewaard op het wereldwijde klassement.
Gezondheids- en PAR-Q-gegevens: Bewaard gedurende 3 jaar vanaf de datum van het betreffende evenement, of langer indien vereist door gezondheids- en veiligheids- of verzekeringsverplichtingen.
Academy-inschrijvings- en certificeringsgegevens: Bewaard gedurende 6 jaar vanaf de datum van voltooiing van de cursus of certificering, ter ondersteuning van eventuele toekomstige vragen over behaalde kwalificaties.
Financiële en betalingsgegevens: 6 jaar vanaf de datum van de transactie, zoals vereist door HMRC.
Fotografie en video: Bewaard gedurende maximaal 3 jaar voor documentatie en veiligheidsbeoordeling. Promotionele beelden kunnen langer worden bewaard indien toestemming is gegeven.
Website- en technische gegevens: Doorgaans in identificeerbare vorm bewaard gedurende maximaal 12 maanden, waarna het in geanonimiseerde of geaggregeerde vorm kan worden bewaard.
Marketinggegevens: Bewaard totdat u zich afmeldt, plus 1 jaar daarna om de intrekking van toestemming vast te leggen.
Affiliate- en sponsorgegevens: Bewaard gedurende de duur van de relatie en gedurende 6 jaar daarna.
Aan het einde van de betreffende bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd. U kunt contact met ons opnemen om te vragen naar de bewaartermijnen die van toepassing zijn op uw specifieke gegevens.
9. Uw rechten
Onder de UK GDPR heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Wij zullen binnen één kalendermaand op elk geldig verzoek reageren, hoewel dit voor complexe verzoeken met nog eens twee maanden kan worden verlengd.
Recht op inzage: U kunt ons vragen om een kopie van de persoonsgegevens die wij over u bewaren en informatie over hoe wij deze gebruiken. Dit is in de meeste gevallen kosteloos.
Recht op rectificatie: Als de gegevens die wij over u bewaren onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons vragen deze te corrigeren.
Recht op verwijdering: In bepaalde omstandigheden kunt u ons vragen uw persoonsgegevens te verwijderen, onder voorbehoud van eventuele zwaarwegende wettelijke verplichtingen die wij hebben om deze te bewaren.
Recht op beperking van de verwerking: U kunt ons vragen om de manier waarop wij uw gegevens verwerken in bepaalde omstandigheden te beperken.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of overeenkomst en op geautomatiseerde wijze wordt uitgevoerd, kunt u ons vragen uw gegevens in een overdraagbaar formaat te verstrekken.
Recht van bezwaar: U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen. U heeft een absoluut recht om bezwaar te maken tegen directe marketing.
Recht om toestemming in te trekken: Wanneer wij ons baseren op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.
Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming: U heeft het recht om niet te worden onderworpen aan beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde wijze worden genomen en die een significant effect op u hebben.
Om een van uw rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via info@deadlydozen.com of per post op het adres in Sectie 1. Wij kunnen u vragen om uw identiteit te verifiëren. Indien wij niet aan een verzoek kunnen voldoen, zullen wij onze redenen schriftelijk toelichten.
10. Klachten
Als u zich zorgen maakt over hoe wij met uw persoonsgegevens zijn omgegaan, neem dan in eerste instantie contact met ons op via info@deadlydozen.com, en wij zullen ons best doen om het snel op te lossen.
Let op: elk van onze drie bedrijven heeft een eigen, afzonderlijk Klachtenbeleid dat betrekking heeft op servicegerelateerde klachten. Deadly Dozen Limited heeft een Klachtenbeleid dat klachten over races dekt, zowel voor baan- als sportschoolraces. Deadly Dozen Academy Limited heeft een apart Klachtenbeleid dat betrekking heeft op klachten gerelateerd aan de Academy. Deze zijn beschikbaar op onze website of op aanvraag.
Als u nog steeds ontevreden bent, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Information Commissioner's Office (ICO):
Website: www.ico.org.uk
Telefoon: 0303 123 1113
Post: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5A